Automatisch factureren in transport: de rit rekent zichzelf af

Automatisch factureren betekent dat de factuur ontstaat uit de rit zelf: het contracttarief, de toeslagen, de wachturen uit de app en de emballage worden per dossier opgebouwd — zonder dat iemand regels intikt. Wie aan het eind van de maand nog facturen zit samen te stellen uit mails en briefjes, is dagen kwijt aan werk dat het systeem al gedaan had kunnen hebben.

Hoe werkt automatisch factureren?

De tariefregels doen het werk. Per klant leg je vast hoe er gerekend wordt, en daarna bouwt elk dossier zijn eigen factuurregels op:

• Contracttarief — op basis van netto of betalend gewicht, laadmeters, palletplaatsen, m³, waarde of emballage-eenheden.
• Toeslagen — dieseltoeslag en kilometerheffing rekenen automatisch mee, als percentage of per rit.
• Werkelijkheid uit de uitvoering — wachturen uit de chauffeursapp en emballagehuur komen er vanzelf bij.
• Gebundeld zoals de klant het wil — per dossier, per zending, verzamelfactuur of gesplitst op referentie, laad- of losland.

Factureren als alles klopt — en pas dan

Automatisch is alleen prettig als het ook juist is. Daarom bepaal je zelf de voorwaarden waaraan een dossier moet voldoen voordat het op de factuur mag: POD aanwezig, losdatum gepasseerd, referentie compleet. Dossiers die voldoen accordeer je in bulk; de rest blijft staan tot het klopt. Zo gaat er nooit een factuur de deur uit waar de klant over gaat bellen.

Ook de inkoopkant: factuurmatching

Facturatie is tweerichtingsverkeer. De inkoopfactuur van je charter wordt gematcht tegen het afgesproken tarief en de werkelijke rit. Klopt hij, dan gaat hij zonder tussenkomst door naar de boekhouding. Wijkt hij af, dan zie je precies waar — dus de discussie gaat over de uitzondering, niet over elke factuur. Meer over charter management →

Rechtstreeks je boekhouding in

De factuur gaat als PDF, UBL (XML) of CSV naar de klant, en de journaalpost gaat door naar je boekhoudpakket: Exact Online, AFAS, AccountView, Multivers, Unit4, SnelStart, Yob of Minox. De boekhouding klopt daardoor zonder dat er iets wordt overgetypt.

Wat levert het op?

Factureren verschuift van dagen naar minuten: accorderen, controleren van de uitzonderingen, klaar. Bovendien wordt de factuur beter — wachturen en toeslagen die nu blijven liggen omdat niemand ze doorbelast, staan er nu gewoon op. En de marge per dossier zie je al vóór het factureren, dus verliesritten vallen op wanneer je er nog iets aan hebt.