Automatisch factureren
Je wilt je transport automatisch factureren maar wat houdt dat precies in? Factureren doen onze klanten op een aantal niveau’s. Aan de ene kant voor hun transport, en dan zowel inkoop als verkoop. Daarnast factureren zij ook vaak emballage, dat behelst huur (vast en variabel). Maar het idee blijft in grote lijnen hetzelfde. Men heeft afspraken met zijn of haar klanten en wilt dat deze prijs automatisch berekend wordt. Binnen LP Online hebben wij hier een aantal opties voor. De basis voor automatisch factureren loopt op drie assen. Namelijk wat factureren wij? En hoeveel factureren wij? Waarop factureren wij?
Laten wij beginnen met waarop wij gaan factureren.
Waarop is vaak een simpele vraag. Vaak is het antwoord per klant, soort opdracht, veranderlijk. Maar vaak gehoorde antwoorden hierop zijn:
- Kilo (laad gewicht, los gewicht, order gewicht, betalend gewicht, bruto gewicht, netto gewicht)
- Laadmeter
- Palletplaatsen
- Volume
- Aantallen (emballage of verpakkingen)
- Kubieke meter
- Waarde van de goederen
- Of van plek A naar plek B. Een plek kan een land zijn, postcode, plaats, adrescode of een gebied.
Daarna komt de vraag “wat factureren wij”?
Deze vraag is in combinatie met de eerste vraag. Laten wij Betalend gewicht als voorbeeld nemen. Er zijn allerlei berekeningen omtrent gewichten, maar de vraag is wel totaal gewicht gaat er door de staffel heen? De opties hierin zijn vaak:
- Het totaal van het dossier
- Het totaal van een datum
- Het totaal van een staffelgroep
- Het totaal van per referentie
- Het totaal van (laad of los) adresgegevens in combinatie met ritgegevens
- Per zending
- Per goederenregel
Als wij de eerste vraag en de tweede vraag bij elkaar op tellen hebben wij een getal dat door een staffel kan gaan.
De laatste vraag is dus “hoeveel factureren wij?”
Deze vraag is gelukkig wat simpeler. Vaak zijn er maar twee opties, namelijk een bedrag of een tarief. Een bedrag word vaak gebruikt bij van plek A naar plek B tarieven. Een tarief word vaak gebruikt bij tarieven waarbij we moeten rekenen, dus per palletplaats, gewicht, laadmeter enzovoorts.
Kanttekeningen
Daarnaast kan je natuurlijk allerlei restricties inbouwen. Een paar voorbeelden zijn:
- Je wilt altijd een minimum bedrag krijgen voor een bepaalde order
- Een tarief mag alleen gebruikt worden bij pallets
- Een tarief mag alleen gebruikt worden voor bepaalde adressen
- Een tarief mag alleen gebruikt worden voor bepaalde soort zendingen
- Een tarief mag niet gebruikt worden bij alles boven de 33 palletplaatsen
- Een tarief moet bovenop een ander tarief gebruikt worden als extra toeslag
Zo kan je inzoomen op al je verschillende soorten tarieven, klant afspraken en extra kosten.
En dan?
Als dat alles gedaan is kan er een factuur gemaakt worden. Maar door de complexiteit en de veranderlijkheid van deze wereld is het nodig om een uitgebreide module te hebben die dit alles automatisch kan verwerken. Gelukkig kunnen wij dat voor u. Daarnaast kunnen wij de factuur ook voor u mailen, documenten beschikbaar maken op uw portaal voor uw klant en zorgen dat de data gedeeld word met de boekhouder.
