Wat is een TMS?
TMS staat voor Transport Management Systeem. Dit is een systeem die bij transport bedrijven gebruikt wordt om hun transport activiteiten te ondersteunen. Dit kan meerdere dingen omvatten, per leverancier, en kan voor ieder transport bedrijf verschillende functies hebben. De meest basis versie van een TMS is order management, tarifering en facturering. In de loop der jaren is hier vaak registreren van stam gegevens, inkoopmanagement, klantenportaal, planning, emballage administratie, koppelen met externe systemen en automatisering van processen bijgekomen. Het belangrijkste van een TMS is het zorgen dat de order management goed is dat er moderne systemen worden gebruikt. Hierdoor bent u altijd toekomst bestendig.
Wat is een TMS – Order management?
Voor uw administratie, voor de belastingdienst en voor uw eigen inzicht moeten orders bewaard worden op een juiste manier. Een groot gedeelte van de een TMS is het bewaren van de orders, bewaren van de afspraken met de klant en het overzicht hierin kunnen vinden. Daarom is het ook belangrijk dat u altijd goede data in uw TMS zet. Waarom is een order geannuleerd? Is het vaak dezelfde klant waar u lang moet wachten voordat u kan laden? U heeft met een klant afgesproken dat u minimaal 100 Europallets per week doet, is dit in de praktijk ook zo? Dit soort dingen kunt u terug vinden in uw TMS.
Tarifering en facturering
U heeft orders in uw systeem, maar u moet deze ook factureren. Een goed TMS heeft uitgebreide tarifering en facturering mogelijkheden ingebouwd. U moet de verschillende afspraken met debiteuren en crediteuren opslaan en uitvoeren. De ene klant heeft een prijs per pallet, de andere klant een prijs per kilo. Dit wilt u allemaal noteren en deze afspraken moeten automatisch aan het dossier hangen zodra u gaat tariferen. Daarnaast heeft uw klant een transport afdeling en een administratie afdeling. Deze hebben beide andere eisen aan de factuur, dus uw TMS moet ook verschillende factureren en mails kunenn produceren.
Planningsmodule
In het begin was de planning een los systeem, naast het TMS. Men had een TMS en kocht daarnaast, indien nodig, een planbord. Dit waren soms planborden zoals de TLN Planner. In de moderne tijden zit een plan module vaak bij het TMS. Het zit immers bij elkaar verweven. In de planmodule maakt men van orders ritten. Deze ritten worden dan weer gekoppeld naar de chauffeur via een boordcomputer of een mobiele app waarop de chauffeur de order kan afmelden. Deze statussen komen terug naar de planner. De ritten kunnen dan weer terug gezet worden naar het TMS. Zo heeft het TMS ook de gehele rit historie.
Inkoopadministratie
In een modern TMS zit ook een inkoop administratie. Sommige bedrijven hebben zelf geen (vracht)auto’s, en die huren zij in. Aan deze auto’s zit een prijs. Of een prijs per pallet, net als uw klanten, of een prijs uur/kilometer. Bij een inkoopadministratie kunt u dit tarief aan uw rit hangen. Zodra een factuur van een charter binnen is, kunt u dit vergelijk en goedkeuren in uw systeem. Zo heeft u alles 100% vierkant. Dit kan ook voor bedrijven handig zijn als zij soms een auto huren, of een trailer huren, of ander materieel huren. Anders heeft u snel een incomplete administratie.
Klantenportaal
In 1991 werd het internet beschikbaar voor iedereen. In die tijd waren er ook al TMS actief bij transport bedrijven. Al waren zij heel anders dan de huidige. Rond de eeuw wisseling werd het internet telkens meer gebruikt, vooral de zakelijk markt liep een paar jaar achter. Orders werden doorgebeld of gefaxt, de transporteur typte deze dan over in hun TMS. Toentertijd een goede oplossing, maar nu achterhaalt. Een modern TMS is een TMS die ook beschikt over een slim klantenportaal. Een klantenportaal beschikt over EDI functies, online order invoerscherm, track&trace mogelijkheden en uitgebreide communicatie mogelijkheden. Momenteel is dat helemaal belangrijk omdat dit zorgt dat er minder overgetypt hoeft te worden en de fout kans lager is. Daarnaast wil men tegenwoordig op de hoogte blijven.
Koppelen externe systemen
Een TMS is geen systeem die alles voor u kan. Een TMS moet ook kunnen koppelen met externe systemen. Een voorbeeld hiervan is al eerder gegeven, namelijk de TLN Planner. Andere voorbeelden zijn boordcomputer leveranciers zoals Trimble, TomTom, Rietveld. Naast de boordcomputers zijn er momenteel ook goede App leveranciers, LogisticPlanet heeft zijn eigen App, maar er kan ook gekoppeld worden met Logi-App of Data2track. Met koppelen kan met ook het koppelen van verladers zien, zoals SAP sytemen en Transporeon. Daarnaast moet er ook gekoppeld worden met financiele sytemen zoals Exact, Accountview, Unit4, Snelstart, AFAS en vele andere.
LP Online
Begenoemnde en meer zit allemaal standaard in LP Online. LP Online is een cloud based TMS en uniek in de markt. Logistic Planet heeft LP Online zo gemaakt dat het geschikt is voor elke tranproteur, maar makkelijk te gebruiken. Wilt u meer informatie over LP Online? Neem contact met ons op en wij komen bij u een demonstratie geven.
